高校二级学院办公室管理
作者:管理员  来源:本站原创  发布时间:2014年12月26日  点击次数:535

浙江农林大学    蔡荣荣

         分析二级学院办公室管理效能的影响因素,在新形势下,如何提升二级学院办公室管理效能具有重大的现实意义。根据学术界关于提升管理效能的方法,结合二级学院办公室管理工作的实际,提出如下提升对策。

1.       规范制度管理,转变工作职能

          制度建设是管理之本,要使管理工作规范、高效,必须建立一套适应新时期要求的二级学院办公室管理制度。要建立办公室日常管理制度,如会议制度、接待制度等;要建立岗位责任制,使每项具体工作任务都落实到人,避免推诿、撞车现象;要建立一套操作性强、便于监督检查的考核机制,奖罚分明。在做好制度建设的同时,要积极转变工作职能,适应新形势下办公室工作的要求。可在现有教学秘书、教务员、行政秘书岗位基础上,增设人事秘书、综合秘书等岗位加强二级学院人事、行政综合事务的管理与服务。同时,在工作中,努力实现日常事务管理由事务工作向政务工作转变,化被动为主动,在被动工作中加强主动服务。

2. 强化信息化管理,提高工作效率高校二级学院办公室工作应尽快适应现代化信息时代的要求,利用纵横交错、四通八达的计算机网络,广泛搜集和营建与高校的教育、教学、科研及管理等方面有关的各类信息数据库;熟练掌握各类常用办公软件技术,对各类信息数据进行筛选、分析统计、综合处理,并不断完善,随时调取,达到无纸化或少纸化办公;利用校园网络,强化信息互通共享管理,减少日常事务工作环节,真正体现办公室工作的方便、快捷、高效。

3. 提升综合素质,促进队伍专业化二级学院办公室职能发挥的好坏、工作水平的高低,关键在于办公室人员的素质。建立一支教育观念新、业务能力强的二级学院办公室队伍,是提高高校二级学院办公室管理水平和管理效能的重要途径。在提高办公室工作人员的思想政治素质,增强岗位责任感和工作使命感的同时,要通过培训,提高其现代科学管理能力、调查研究能力、综合协调能力、文稿处理能力、服务决策能力、突发事件应变能力等;另外,针对性的选送素质能力较高的人员到省、厅部门和兄弟院校参加办公室业务的系统学习或培训,培养办公室管理工作的专门人才。通过以上一系列举措,有效的促进管理队伍专业化,提高二级学院办公室管理效能。

4. 营造和谐组织文化,体现工作价值二级学院应重视与支持二级学院办公室工作,营造积极向上的组织文化,关心办公室工作人员的工作、学习和生活,帮助他们克服因工作繁杂、工作量大而形成的浮躁情绪;要着力提升工作人员的工作自信心,克服办公室基层行政管理工作人员的自卑心理;要在可能的情况下,适当提高办公室工作人员的工作报酬;要丰富办公室工作人员的业余生活,愉悦他们的身心,引导他们以更好的精神投入到日常工作中。

 

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